Jak zaujmout novináře na dálku

In Média, PR

Pandemie přinesla řadu komplikací, tou hlavní je nemožnost osobního setkávání. Během roku a různých vládních opatření jsme si v agentuře prošli vedle pořádání běžné tiskové konference i jejími online podobami. Dávám k dispozici pár praktických postřehů a tipů, které se mohou hodit. Je potřeba také říct, že online TK nemá jednu podobu – naopak – během podzimu jsme si vyzkoušeli čtyři různé verze. Ještě než se vrhneme do nástrah jednotlivých variant, je potřeba zmínit, že v online verzi TK je obsah a kvalita (a příprava) mluvčích ještě důležitější než v případě, kdy se s novináři vidíte osobně. Pozornost publika u počítače totiž mizí rychleji, než vám vystydne kafe.

První doporučení:

přípravy není nikdy dost.

Druhé doporučení:

30 minut včetně otázek je maximum.

1. Kompletně online, každý speaker z vlastního místa (domu) 

První možnost, která se dělá při tom největším lockdownu, je kompletně online s každým účastníkem zvlášť u jeho počítače. Tato varianta je nejvíce riziková a při podcenění přípravy se z ní lehce může stát katastrofa. Vše se totiž odehrává na více místech a z různé techniky. Ideální jsou dvě zkoušky. Potřebujete při nich kromě zkoušky samotné prezentace zvládnout zkoušku techniky a obrazu se zvukem: prostředí mluvčích (pozor na blikající zářivky nebo pozadí, které splývá s oblečením) a kvalita zvuku (správná úroveň hlasitosti).

Pár technických bodů: Prezentaci může promítat mluvčí ze svého počítače nebo ji můžete pouštět vy a předat mu ovládání. Pro hladký průběh je nutné spolehlivé připojení k internetu u organizátora i mluvčích, aby nedocházelo k výpadkům. Většina připojení dostupných v ČR by k tomu měla být vhodná, pokud se bavíme o rychlostech alespoň 5 Mbit/s oběma směry.

Všem zúčastněným doporučuji rozhodně kvalitní notebook s dobrou kamerou. Stroje Apple jsou v tomto trochu znevýhodněny, jejich kamery nejsou ani full HD, ale zvládnout se to s nimi dá. Vítaný je dostatečný výkon například pro využití virtuálního pozadí v případě, že vaše místnost není dostatečně reprezentativní nebo chcete sladit vizuální stránku s firemní identitou.

Ze softwarových nástrojů se nám osvědčil Zoom, který má v placené verzi všechny funkce k úspěšnému průběhu akce. Tou první je možnost vytvořit pozvánku do kalendáře nebo odkaz, který pošlete všem hostům. Další užitečnou funkcí je čekárna. V ní správce akce vidí všechny účastníky, což je dobré z několika důvodů. První je, že v ní počkají ti, co se připojí s předstihem a vy máte klid na poslední přípravy před ostrým startem. Dalším plusem je kontrola příchozích v průběhu akce. Nikdo nemůže vpadnout do programu nepozorovaně. Konference samotná pak probíhá stejně jako při fyzické akci. Moderátor zahájí, představí program a hosty a upozorní na možnost pokládat dotazy. Pro ně radím využít chat, kam můžou novináři průběžně psát dotazy, které pak budou postupně zodpovězeny. Péči o čekárnu, moderování akce, sledování dotazů a obstarání prezentace doporučuji rozdělit mezi dvě osoby. Zvládnou vše v klidu a pohlídají navzájem, aby nedošlo k problémům.

2. Profi streaming ze studia / z lokace klienta 

Pokud epidemiologická situace dovoluje setkávání více osob na jednom místě, otevírá se vám možnost profesionálního streamingu ze studia nebo lokace klienta. Víceméně platí všechny výše napsané rady, bonusem této varianty pro vás je, že si můžete mnohem více vyhrát s místem, střihem a celkovou dynamikou konference. Doporučujeme využít služeb produkce, která má se streamingem zkušenosti. Nabízí se také live přenos od ČTK, která navíc umožňuje i live přenos na vlastních a partnerských kanálech. Přímý přenos má své kouzlo, ale vyžaduje absolutní klid na place. Pokud nejste ve vyhrazeném studiu, nemáte jistotu, že někde nezačnou vrtat nebo se nestane jiné překvapení.

3. K produktům se hodí předtočené video

Vedle hromadné videokonference lze online tiskovou konferenci pojmout s větším důrazem na kreativitu a zážitek. Uvažujte o tom při představování produktů a příležitostech, kdy chcete oslovit i jiná než zpravodajská média. Pro uvedení produktové řady kosmetiky jsme přišli s myšlenkou průchodu kamery přes několik různých scén. Střídala se prostředí i mluvčí. Tento koncept znamená větší nároky na přípravu – defacto natáčíte video. Z čehož plyne, že klíčový je kvalitní koncept, dobrý scénář, příprava lokace a samozřejmě perfektní mluvčí a dobrý obsah. Takovou tiskovou konferenci můžete pak doplnit i offline zážitkem pro publikum (kreativní direct mail, který doprovodí samotnou TK).

I v tomto případě musíte zvážit, přes jakou platformu event šířit. Často se používá Youtube a můžete to vylepšit například tím, že diváky nasměrujete na speciální webovou stránku, jejíž vizuál bude ladit s událostí. Kreativitě se meze nekladou a přímý přenos i předtočená verze mohou mít různé podoby. Dobrým příkladem jsou precizně připravené online eventy Apple z podzimu, kde se vedle tuny produktových informací najde místo i pro humor.

Výhodou této formy je kromě možnosti vychytat si případné chyby a mít 100% kontrolu nad výsledkem i fakt, že natočený materiál můžete využít pro další kanály. Tím nemyslím zveřejnit záznam na Facebooku, ale vytvořit nové sestřihy a kusy obsahu, které respektují vlastnosti těchto kanálů. Nevýhodou je relativně velká časová náročnost natáčení a i finance jsou srovnatelné s pořádáním offline eventu.

Ať už se podaří vyjít z pandemie kdykoliv a jakkoliv, online eventy s námi zůstanou. Pojďme je proto dělat co nejlépe, dává to smysl.

 

Tomáš Fridrich

ředitel ADisonu

 

Text vyšel v upravené podobě 11.1.2021 v Marketing & Media